Building alliances for civil society organization: practical lessons from coordinating 60+ organizations

Building alliances for civil society organization: practical lessons from coordinating 60+ organizations

Construcción de Alianzas para Organizaciones de la Sociedad Civil: Lecciones Prácticas de Coordinar 60+ Organizaciones

By Hazael Juárez | Network Coordination Specialist

December 27, 2025

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{English version}

During my time collaborating with Revibe Network, I had the privilege of managing a community of 60+ civil society organizations across two Mexican regions (Mexico City metropolitan area and Nuevo León), with a distributed team working from Mexico and Spain. This experience taught me that building effective alliances isn't just about signing agreement—it's about creating systems that enable genuine collaboration.

WHY ALLIANCES MATTER

Civil society organizations rarely achieve systemic impact alone. The complex challenges we face—from child protection to democratic governance—require coordinated action across multiple actors. Yet many alliances fail not from lack of good intentions, but from poor coordination infrastructure, and sometimes from cultural differences.

At Revibe Network, we proved that with the right approach, diverse organizations can collaborate effectively even when distributed across different regions.

THE REVIBE NETWORK APPROACH

Our network operated under three core principles:

1. Sociocratic Governance: We used horizontal decision-making structures where every organization had voice and agency. This wasn't just idealistic—it was practical. When partners feel ownership, they stay engaged.

2. Asynchronous Collaboration: With organizations across two Mexican regions and a team working from two countries, synchronous meetings were complicated. We built systems using Notion for coordination, Google Drive for collaboration and documentation, Discord, and mailing lists for community communication. Everything was 
documented so participants could engage on their own schedule. 

Importantly, we achieved considerable attendance at our 2 weekly virtual sessions. The rest of the work was asynchronous.

3. Transparent Communication: We implemented regular reporting cycles, clear tracking of commitments, 
and open sharing of both successes and challenges. Transparency built trust; trust enabled collaboration.

KEY LESSONS LEARNED

After coordinating 60+ organizations for over a year, here's what I know for certain:

Lesson 1: Start with culture, not tools. We could have used any platform. What mattered was our commitment to horizontal governance and transparent communication. Tools enable culture; 
they don't create it.

Lesson 2: Communicate proactively. In distributed networks, silence creates anxiety. I learned to send regular updates, flag potential issues early, and celebrate small wins publicly. Communication is the glue that holds remote alliances together.

Lesson 3: Personal relationships scale. Even managing 60+ organizations, I maintained individual touchpoints. I tracked each organization's specific context, challenges, and aspirations. 
That personal attention built trust that no system alone could create. 

I now understand this approach has evolved into what's called "Collective Impact." I'll write about that in a future post.

Lesson 4: Measure what matters. Our satisfaction measurement system (85% positive ratings) wasn't just for funders—it was our compass. When satisfaction dropped, we investigated and adjusted. Data informed our decisions.

Lesson 5: Flexibility within structure. Sociocratic governance provided structure (clear decision-making 
processes), but within that structure, we remained flexible. Different working groups operated differently based on their needs.

RESULTS

By the end of our collaboration cycle:


• 60+ organizations remained actively engaged.


• 85% satisfaction rate across all participants.


• Successful delivery of all commitments to institutional funders.


• Zero organizations dropped out due to coordination issues. Those who  left did so early due to agenda incompatibility.


• Model adopted by other networks as reference.

WHAT THIS MEANS FOR NETWORK COORDINATORS

If you're coordinating multi-stakeholder alliances, here's my advice:

✓ Invest in coordination infrastructure early (tools, protocols, systems).

✓ Default to transparency and over-communication.


✓ Build personal relationships even at scale.


✓ Measure satisfaction continuously and adjust.


✓ Choose governance models that distribute power, not concentrate it.


✓ Document everything. Your future self will thank you.

Alliance-building isn't magic. It's intentional design, consistent execution, and genuine commitment to enabling others' success.

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[Versión en español]

Durante mi tiempo colaborando en Revibe Network, tuve el privilegio de gestionar una comunidad de 60+ organizaciones de la sociedad civil en dos regiones de México (CDMX/área metropolitana y Nuevo León) con equipo de trabajo distribuido en México y España. Esta experiencia me enseñó que construir alianzas efectivas no se trata solo de firmar acuerdos, se trata de crear sistemas que permitan colaboración genuina.

POR QUÉ IMPORTAN LAS ALIANZAS

Las organizaciones de la sociedad civil rara vez logran impacto sistémico solas. Los desafíos complejos que enfrentamos (desde protección infantil hasta gobernanza democrática)requieren acción coordinada entre múltiples actores. Sin embargo, muchas alianzas fallan no por falta de buenas intenciones, sino por infraestructura de coordinación deficiente, incluso por diferencias culturales.

En Revibe Network, demostramos que con el enfoque correcto, organizaciones diversas pueden colaborar efectivamente incluso cuando están distribuidas en diferentes regiones.

EL ENFOQUE REVIBE NETWORK

Nuestra red operó bajo tres principios fundamentales:

1. Gobernanza Sociocrática: Usamos estructuras de toma de decisiones horizontales donde cada organización tenía voz y agencia. Esto no era solo idealista, era práctico. Cuando los participantes sienten apropiación, permanecen comprometidos.

2. Colaboración Asíncrona: Con organizaciones en dos regiones de México y equipo de trabajo en 2 países, las reuniones sincrónicas eran complicadas. Construimos sistemas usando Notion para coordinación, Google Drive para colaboración y documentación, Discord, y mailing para comunicación con la comunidad. Todo estaba documentado para que los participantes pudieran participar en su propio horario. 

Indispensable mencionar el hecho de lograr asistencia considerable en las 2 sesiones virtuales por semana. El resto del trabajo era asíncrono.

3. Comunicación Transparente: Implementamos ciclos regulares de reportes, seguimiento claro de compromisos y compartición abierta tanto de éxitos como de desafíos. La transparencia construyó confianza; la confianza permitió colaboración.

LECCIONES CLAVE APRENDIDAS

Después de coordinar 60+ organizaciones por más de un año, esto es lo que sé con certeza:

Lección 1: Comienza con cultura, no con herramientas. Podríamos haber usado cualquier plataforma. Lo que importó fue nuestro compromiso con la gobernanza horizontal y comunicación transparente. Las herramientas habilitan la cultura; no la crean.

Lección 2: Comunica proactivamente. En redes distribuidas, el silencio crea ansiedad. Aprendí a enviar actualizaciones regulares, señalar problemas potenciales temprano y celebrar pequeñas victorias públicamente. La comunicación es el pegamento que mantiene unidas las alianzas remotas.

Lección 3: Las relaciones personales escalan. Incluso gestionando 60+ organizaciones, mantuve puntos de contacto individuales. Rastreé el contexto específico, desafíos y aspiraciones de cada organización. Esa atención personal construyó confianza que ningún 

sistema solo podría crear. 

Ahora sé que este movimiento evolucionó como "Acción Colaborativa". En un próximo post hablaré de ello.

Lección 4: Mide lo que importa. Nuestro sistema de medición de satisfacción (85% calificaciones positivas) no era solo para financiadores, era nuestra brújula. Cuando la satisfacción bajaba, investigábamos y ajustábamos. Los datos informaron nuestras decisiones.

Lección 5: Flexibilidad dentro de estructura. La gobernanza sociocrática proporcionó estructura (procesos claros de toma de decisiones), pero dentro de esa estructura, permanecimos flexibles. Diferentes grupos de trabajo operaron diferente basados en sus necesidades.

RESULTADOS

Al final de nuestro ciclo de colaboración:

• 60+ organizaciones permanecieron activamente comprometidas.

• 85% tasa de satisfacción entre todos los participantes.

• Entrega exitosa de todos los compromisos con los financiadores institucionales.

• Cero organizaciones abandonaron por problemas de coordinación. Las que abandonaron, lo hicieron muy al principio por incompatibilidad de agenda.

• Modelo adoptado por otras redes como referencia.

QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA COORDINADORES DE REDES

Si estás coordinando alianzas multisectoriales, aquí está mi consejo:

✓ Invierte en infraestructura de coordinación temprano (herramientas, protocolos, sistemas).

✓ Por defecto, transparencia y sobre-comunicación.

✓ Construye relaciones personales incluso a escala.

✓ Mide satisfacción continuamente y ajusta.

✓ Elige modelos de gobernanza que distribuyan poder, no lo concentren.

✓ Documenta todo (tu Yo futuro te lo agradecerá).

La construcción de alianzas no es magia. Es diseño intencional, ejecución consistente y compromiso genuino con habilitar el éxito de otros.

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ABOUT THE AUTHOR | SOBRE EL AUTOR

Hazael Juárez is a network coordination specialist with 20 years of experience coordinating multi-stakeholder alliances across government, civil society, and international organizations. He has coordinated 140+ institutional partnerships and is currently exploring opportunities to 

apply this expertise at global scale.

Hazael Juárez es especialista en coordinación de redes con 20 años de experiencia coordinando alianzas multisectoriales entre gobierno, sociedad civil y organizaciones internacionales. Ha coordinado 140+ alianzas institucionales y actualmente explora oportunidades para aplicar esta experiencia a escala global.

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